how to record auto lease payments in quickbooks online

Veel ondernemers kiezen tegenwoordig voor het leasen van een auto, vanwege de flexibiliteit en de voordelen voor de cashflow. Maar hoe leg je deze leasebetalingen nu het beste vast in je administratie, specifiek in QuickBooks Online? In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je leasebetalingen voor je auto correct registreert in QuickBooks, zodat je altijd inzicht houdt in je uitgaven en je administratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. We delen daarnaast waardevolle tips om fouten te voorkomen en het maximale uit je autolease te halen.

Stap voor stap: Het registreren van je autolease in QuickBooks

Bij het registreren van een autolease in QuickBooks Online begin je met het aanmaken van een nieuwe uitgavenrekening, bijvoorbeeld ‘Leasekosten auto’. Dit doe je via het rekeningschema. Kies voor een geschikte categorie (zoals ‘Auto- en transportkosten’) en zorg dat je de leasebetalingen niet verwart met afschrijving, omdat bij financial lease de auto op de balans komt, terwijl bij operational lease de kosten direct ten laste van de winst- en verliesrekening komen.

Vervolgens boek je elke maand de leasefactuur in als een uitgave. Ga naar ‘Uitgaven’ en kies voor ‘Nieuwe uitgave’. Selecteer de leverancier (de leasemaatschappij) en koppel de uitgave aan je nieuwe leasekostenrekening. Vergeet niet de btw goed in te vullen. De meeste leasemaatschappijen rekenen btw over het maandbedrag; deze kun je later terugvorderen via je btw-aangifte. Voeg de factuur als bijlage toe, zodat je altijd het bewijs bij de hand hebt.

Tot slot, als je een aanbetaling of borg hebt gedaan, boek je deze als afzonderlijke transactie, meestal onder ‘Overige activa’ of ‘Te ontvangen bedragen’, afhankelijk van het type leasecontract. Blijf je leasebetalingen maandelijks bijhouden, dan heb je altijd een actueel overzicht van je auto gerelateerde kosten én ben je goed voorbereid op je kwartaal- of jaaraangifte.

Belangrijke tips om auto leasebetalingen correct te boeken

Een veelgemaakte fout is het verkeerd boeken van de leasebetalingen, bijvoorbeeld door deze als afschrijving vast te leggen terwijl het om een operational lease gaat. Controleer daarom altijd goed welke leasevorm je hebt: bij operational lease zijn de betalingen directe kosten, bij financial lease moet je het voertuig als activum en de verplichting als schuld op de balans zetten. Vraag bij twijfel je boekhouder om advies, zodat je geen belangrijke fiscale voordelen misloopt.

Let daarnaast op met de btw. Niet alle kosten op de leasefactuur zijn altijd volledig aftrekbaar. Denk aan brandstof, onderhoud, boetes of verzekeringen die soms op dezelfde factuur staan. Boeken in de juiste categorieën vergemakkelijkt je btw-aangifte en voorkomt discussies met de Belastingdienst. Maak waar mogelijk gebruik van de splitsfunctie in QuickBooks Online, zodat je elke kostensoort correct verwerkt.

Tot slot is het belangrijk om ieder jaar je kilometeradministratie en de privé/zakelijk verhouding goed bij te houden. Hiermee kun je bij de belastingaangifte eenvoudig aantonen hoe je de auto hebt gebruikt en voorkom je onnodige bijtelling of aftrekbeperkingen. Door gestructureerd te werken in QuickBooks Online, maak je het jezelf en je boekhouder een stuk makkelijker en houd je grip op je autokosten.

Een autolease aanvragen is een belangrijke zakelijke beslissing, maar het correct vastleggen van de leasebetalingen in je administratie is minstens zo belangrijk. Met de bovenstaande stappen en tips kun je in QuickBooks Online gemakkelijk en overzichtelijk je leasebetalingen registreren. Zo ben je altijd voorbereid op je belastingaangifte en houd je financiële controle over je wagenpark. Heb je nog geen leaseauto maar overweeg je het wel, dan weet je nu alvast hoe je dit administratief vlekkeloos inricht!